Làm thế nào để đặt câu hỏi hiệu quả?

Kỹ năng đặt câu hỏi là một trong những bí quyết giúp bạn thành công trong giao tiếp, trong nghề nghiệp của mình. Đặt câu hỏi đúng “quan trọng hơn ngàn lần tìm câu trả lời đúng cho một câu hỏi sai”.

Khi bạn hỏi, bạn ở thế “làm chủ”. Nếu vậy, kĩ năng đặt câu hỏi thực chất là kĩ năng để bạn dẫn dắt câu chuyện hay một cuộc đối thoại sao cho hiệu quả nhất.

Câu hỏi có thể được phân loại theo nhiều cách. Nếu theo cách đặt câu hỏi, có thể phân chia thành câu hỏi đóng và câu hỏi mở:

Câu hỏi đóng:

+ Trực tiếp.

+ Chi tiết.

+ Ngắn gọn.

+ Không bắt đầu bằng từ để hỏi

+ Không có thông tin gây tranh cãi

Câu hỏi mở:

+ Không trực tiếp.

+ Gợi ý câu trả lời chi tiết.

+ Yêu cầu trả lời tỷ mỉ

+ Bắt đầu bằng từ để hỏi.

+ Hướng đến chủ động và đúng đắn hơn.

Nếu phân chia theo cách trả lời, có thể chia thành câu hỏi trực tiếp và câu hỏi gián tiếp.

Câu hỏi trực tiếp:

+ Tìm hiểu cảm xúc

+ Tìm hiểu vấn đề

+ Câu hỏi đóng

Câu hỏi gián tiếp:

+ Tìm hiểu cách hiểu, cách tiếp cận vấn đề.

+ Tìm hiểu cách giải quyết vấn đề.

+ Câu hỏi đóng, mở.

Hơn nữa, tùy từng ngữ cảnh, trong giao tiếp, đàm phán hay tư vấn, cách thức đặt câu hỏi, loại câu hỏi cũng được vận dụng khác nhau.

Tuy nhiên, khi tiếp xúc thực tế, chúng ta thường mắc phải những sai lầm khi đặt câu hỏi như sau:

+ Thuyết trình thay vì đặt câu hỏi.

+ Để hạ phẩm giá người khác.

+ Hỏi nhằm khai thác, điều khiển đối phương.

+ Không lắng nghe câu trả lời.

+ Câu hỏi không phù hợp đối tượng.

+ Dài dòng, không rõ mục đích.

+ Không nhắm mục đích lấy thông tin.

+ Hỏi theo suy nghĩ Thắng – Thua.

+ Thời gian, không gian không hợp.

>> Xem thêm:  Giao tiếp kém, nguyên nhân đến từ đâu?

Như vậy, làm thế nào để có câu hỏi tốt? 

Chúng ta cần chuẩn bị điều gì khi đặt câu hỏi?Bạn cần chú ý 3 bước sau:

1. Lên kế hoạch:

Việc đầu tiên là cần lên kế hoạch chuẩn bị cho các câu hỏi. Khi lên kế hoạch bạn cần xác định rõ mục đích hỏi. Câu hỏi tốt trước tiên phải có mục đích hỏi rõ ràng, xác định rõ thông tin nào bạn muốn biết, vấn đề nào bạn sẽ hỏi. Hỏi có thể để thúc đẩy người tham gia tìm hiểu các lĩnh vực tư duy mới, thách thức các ý tưởng hiện tại, thăm dò kiến thức, hoặc hỏi đơn thuần chỉ để trao đổi thông tin, kinh nghiệm.

2. Đặt câu hỏi:

Mấu chốt của kỹ năng này là hỏi sao cho trúng và đúng thời điểm. Một câu hỏi hay luôn là câu hỏi mang tính sáng tạo,những câu hỏi này khuyến khích sự tư duy. Tùy thuộc vào hoàn cảnh và đối tượng được hỏi mà bạn nêu câu hỏi sao cho phù hợp. Bạn cần lựa chọn câu hỏi tùy theo mục đích hỏi, có thể là câu hỏi nhớ lại hay miêu tả, câu hỏi phân tích hoặc câu hỏi ứng dụng. Câu hỏi tốt chỉ nên có một ý hỏi . Tránh đưa ra nhiều ý hỏi cùng một lúc khiến người được hỏi không biết bắt đầu trả lời từ đâu.

Đặt câu hỏi mở khéo léo, hấp dẫn là cả một nghệ thuật. Câu hỏi mở sẽ dẫn đến câu trả lời dài hơn, phát huy tác dụng trong một cuộc trò chuyện mở, tìm kiếm thêm thông tin hoặc tham khảo ý kiến người khác.Bạn nên mở rộng các câu hỏi mở, chú ý tính liên tục, chặt chẽ của các câu hỏi. Chẳng hạn nên phát triển những câu hỏi như: Điều gì làm bạn thích nhất? Điều gì tạo cho bạn sự ấn tượng nhất khi…? Bạn hãy chia sẻ kinh nghiệm (quan điểm) (thông tin) về….?

Trong thời gian ngắn, bạn phải xác định được câu hỏi nào là trọng tâm và câu hỏi nào là câu hỏi phụ. Khi hỏi không định kiến trước, cũng không nên áp đặt. Để thuận lợi trong việc trao đổi người hỏi vẫn có thể đưa ra quan điểm riêng của mình và lắng nghe ý kiến riêng của người được hỏi. Chẳng hạn, có thể bắt đầu bằng những câu như: “Theo ý kiến của tôi….”, “Theo cảm nhận của tôi thì…” , “ Tôi tin rằng…”.

Câu hỏi tốt là câu hỏi dùng từ ngữ phù hợp với vốn từ và trình độ, kinh nghiệm của người được hỏi. Cần hạn chế từ ngữ chuyên môn sâu. Có thể có những gợi ý, ví dụ để người được hỏi dễ liên hệ, trả lời. Chỉ nên hỏi những câu hỏi mà người được hỏi có kinh nghiệm, kiến thức và sự yêu thích về một vấn đề. Hãy để cho buổi trao đổi được diễn ra tự nhiên nhất có thể.

3. Lắng nghe, đồng cảm và cùng chia sẻ:

Một người biết cách lắng nghe có thể hoàn toàn làm chủ được mọi tình huống và sự trao đổi thông tin. Bạn cần quan sát phản ứng của người được hỏi để hiểu người khác thật sự muốn nói gì trong câu trả lời của họ. Sau khi đặt một câu hỏi, cần chú ý tới thời gian chờ đợi đủ để họ suy nghĩ. Khi hỏi không nên ngắt lời người nói, mà hãy tập thái độ tôn trọng người nói như chính bạn đang nói vậy. Khi bạn thực sự lắng nghe, bạn sẽ khiến cho người khác tin tưởng ở bạn và họ sẽ sẵn sàng cùng bạn chia sẻ.

Tóm lại, kỹ năng đặt câu hỏi rất quan trọng và cần thiết trong cuộc sống. Nếu biết cách đặt câu hỏi tốt, bạn có thể khuyến khích người đối diện cùng suy nghĩ, cùng tham gia câu chuyện của bạn. Hỏi đúng sẽ khiến giao tiếp hiệu quả và trao đổi thông tin chính xác.

“Một câu hỏi khéo léo đã là một nửa trí khôn”

– Francis Bacon –

>> Nguồn: thesharingbankers.com